Qu’est-ce que la GED?

La GED (Gestion Electronique des Documents) est un processus qui fait intervenir des solutions logicielles pour prendre en charge la gestion des documents : création, acquisition, indexation, utilisation, validation, diffusion, stockage…

Cette démarche permet aux entreprises d’automatiser et de fiabiliser leurs modes de fonctionnement. Elle contribue ainsi à l’amélioration de la performance et de la collaboration entre les équipes.

Poussées par l’augmentation des flux documentaires et le développement des modes de communication informatiques, ces solutions ont vu le jour dans les années 1980. Levier clé pour la compétitivité, elles ont depuis séduit de nombreuses entreprises qui ont franchi le pas vers la numérisation des documents.

Une solution plus que jamais nécessaire

La GED est aujourd’hui plus que jamais nécessaire pour faire face aux enjeux majeurs que rencontrent les entreprises. Notons tout d’abord la très forte croissance du volume de données que doivent gérer les entreprises. Dans son étude Data Age 2025, IDC (International Data Corporation) indique que ce volume est multiplié par 6 entre 2018 et 2025.

Cette croissance exponentielle peut s’expliquer par plusieurs tendances de fond :

• La complexification des produits, des services et de l’environnement des entreprises (organisation, réseau de partenaires…).
• Le développement de la collaboration sur la chaîne de valeur et du besoin de partage de données (co-conception, sous-traitance…).
• Le renforcement des règlementations de qualité, de sécurité et de traçabilité qui contraint de plus en plus les modes de fonctionnement des industriels.

D’autres tendances majeures viennent également renforcer le besoin d’utilisation de GED :

• Le développement généralisé du télétravail qui nécessite l’utilisation d’outils flexibles permettant une accessibilité à distance.
• La multiplication des cybers menaceset le besoin de protection des données.

Pour faire face à ces enjeux, les entreprises accélère leur transformation et s’équipent de solution GED pour gagner en agilité.

Les fonctionnalités clés de la GED

Les solutions GED proposent de multiples fonctionnalités pour aider les utilisateurs à automatiser la gestion de leurs documents. Voici un exemple des fonctionnalités clés qu’on peut retrouver sur ces logiciels :

Les grandes étapes pour réussir son projet GED

Si beaucoup d’entreprises sont sensibles à l’importance de la gestion documentaire, plusieurs sont celles qui reculent face à la complexité d’un projet de déploiement d’une solution GED.

Une méthodologie structurée et rigoureuse peut vous aider et vous permettre de transformer votre entreprise de manière agile. Voici les grandes étapes d’un projet GED :

1. Identification des besoins : Un projet GED commence par une analyse détaillée des besoins de l’entreprise en matière de gestion documentaire. Cette phase doit permettre de synthétiser et de formaliser les besoins de l’entreprise dans un cahier des charges.
2. Définition des critères de sélection : L’identification des critères de décision est essentielle à la réussite du projet car déterminante pour le choix de la solution GED à mettre en place. Simplicité d’utilisation, rapidité de déploiement, flexibilité, évolutivité, coût complet de la solution… sont autant de critères qui peuvent orienter votre décision.
3. Mise en place du logiciel : Etape cruciale pour laquelle l’accompagnement par des professionnels est généralement nécessaire. Cela permet de structurer le projet et d’assurer que la définition du modèle cible, le paramétrage de la solution, la migration des données et la formation des utilisateurs se passent bien.
4. Evaluation du ROI : Comme pour tout projet de transformation, l’évaluation du retour sur investissement permet de constater l’atteinte ou non des objectifs. Cette démarche est également utile pour identifier des pistes d’amélioration et poursuivre la transformationde manière agile.

Le ROI d’une solution GED

Gain de temps et de productivité

La mise en place d’une solution GED permet de gagner de précieuses heures pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Les collaborateurs perdent en moyenne 9h par semaine sur des tâches administratives : recherche dedocuments, mise à jour, réconciliation à la suite d’une erreur…

Les solutions GED permettent également d’améliorer fortement la collaboration entre les équipes et d’automatiser les processus clés de gestion documentaire (circuit de signature, modification, diffusion…).

Conformité réglementaire

Les entreprises sont de plus en plus contraintes par les normes réglementaires pour la qualité, la sécurité et la traçabilité. Les logiciels GED permettent de maîtriser la gestion des documents applicables et d’assurer la traçabilité des évolutions dans le temps. Les entreprises s’assurent d’être en conformité avec les normes et diminuent les risques.

Confidentialité

Avec le développement des risques cyber, les entreprises doivent sécuriser leur gestion documentaire. Gestion fine des droits d’accès aux documents, stockage sécurisé des données et sauvegardes répliquées sont autant de mesures qui permettent d’assurer la sécurité des données critiques des entreprises.

La GED simple Aletiq

Aletiq propose la solution GED simple qui permet aux industriels d’accélérer l’innovation et de gagner en compétitivité. Notre logiciel simple d’utilisation et rapide à déployer vous permettre de gérer l’ensemble de vos documents et de vos processus techniques (définition, fabrication, qualité…).

‍