L’automatisation des processus au service de l’efficacité opérationnelle
L’une des applications majeures d'un logiciel de GED dans l’industrie est l’automatisation des processus documentaires, qui permet d’améliorer significativement l’efficacité opérationnelle. En effet, avec un logiciel de GED, les flux de documents peuvent être gérés par des workflows numériques au lieu de circuits manuels. Ce type de workflow réduit les délais de traitement. L’information circule ainsi plus vite et de manière fluide entre les différents services d’une même industrie, ce qui accroît la réactivité des équipes et limite le risque d’erreurs humaines. Intégrée aux autres outils métiers (ERP, PLM, PDM...), la GED supprime également les ressaisies manuelles et automatise les validations, tout en harmonisant les flux d’information entre les systèmes.
Traçabilité et conformité réglementaire
La traçabilité documentaire est un impératif dans la plupart des secteurs industriels, qui sont bien souvent soumis à des normes strictes. Les logiciels de GED industriels intègrent normalement des fonctions de gestion des versions et d’archivage qui garantissent que chaque modification apportée à un document est enregistrée et horodatée. Cette traçabilité complète est indispensable pour répondre aux audits et démontrer la conformité aux normes. En cas de contrôle, les auditeurs ont un accès rapide et précis à l’historique des documents.
Sécurité de l’information
La sécurité de l’information est l’une des applications centrales d'un logiciel de GED dans l’industrie. En effet, nombre de documents sont sensibles ou confidentiels, en particulier en ce qui concerne le service R&D de l’entreprise. Un logiciel de GED répond à ces enjeux de confidentialité en renforçant la sécurité de l’information à plusieurs niveaux. Tout d’abord, l’accès aux documents est strictement contrôlé par un système de droits d’utilisateurs : chaque employé ou partenaire n’accède qu’aux documents qu’il est autorisé à voir. Les fichiers sensibles sont protégés par des accès restreints et des mécanismes de cryptage. De plus, les logiciels de GED intègrent généralement un journal d’audit qui enregistre toutes les actions effectuées sur chaque document. Ce suivi des activités permet de détecter toute manipulation indésirable.
Réduction des coûts opérationnels
L’adoption d’un logiciel de GED dans l’industrie peut s’accompagner de réductions de coûts notables sur plusieurs postes. Tout d’abord, la dématérialisation des documents permet de réduire drastiquement les dépenses liées au papier et à l’impression. Ensuite, la productivité accrue offerte par la GED génère des gains financiers indirects, mais substantiels. Chaque heure de travail est optimisée. Par exemple, la recherche d’information est plus rapide, ce qui induit que les équipes passent moins de temps sur des tâches administratives répétitives ; temps qui peut être réinvesti dans des activités à valeur ajoutée. De plus, la diminution des erreurs évite les coûts indirects liés aux non-conformités, aux reprises de production ou aux pénalités en cas de manquement réglementaire. Le retour sur investissement de l’adoption d’un logiciel de GED est ainsi alimenté à la fois par des économies directes et par des gains d’efficacité transformés en valeur pour l’entreprise.
Collaboration et partage de l’information
Le dernier grand volet d’application d’un logiciel de GED dans l’industrie concerne la collaboration. En effet, les entreprises industrielles sont souvent organisées en divers services parfois répartis sur plusieurs sites. Le système de GED va briser les silos d’information en offrant une plateforme documentaire commune, accessible à tout moment par les différents acteurs autorisés.
En adoptant un logiciel de Gestion Électronique de Documents, les entreprises industrielles se dotent d’un outil leur permettant d’optimiser leurs processus et de gagner en compétitivité. Quel que soit le secteur industriel (de l’industrie aéronautique au transport) la GED apporte une réponse efficace aux défis de gestion de l’information.
C’est ainsi que le logiciel de GED est devenu un pilier incontournable de la transformation digitale dans l’industrie, aligné avec les objectifs de qualité, de performance et d’innovation des entreprises. Les organisations qui l’adoptent disposent d’un atout précieux pour pérenniser leur savoir-faire et gagner en excellence opérationnelle.
Vous souhaitez maintenant adopter un tel logiciel ? Cela tombe bien, car Aletiq vous propose son article sur le sujet : Comment choisir son logiciel de GED ?
