Les critères essentiels pour bien choisir son logiciel de GED
S’il peut se révéler particulièrement utile au quotidien, vous vous demandez peut-être comment bien choisir son logiciel de GED ? Tout d’abord, sachez que plusieurs critères clés sont à prendre en compte pour sélectionner une solution adaptée à vos besoins. Voici selon nous les principaux critères à retenir dans l’industrie pour faire un choix éclairé :
Sécurité des données
Assurez-vous que le logiciel offre des mesures de sécurité robustes (avec un chiffrement et une authentification forte, par exemple) et une gestion fine des accès. La solution doit respecter les normes de protection des données et garantir la sauvegarde des documents. Le système doit en outre permettre de définir précisément qui peut voir ou modifier chaque document.
Des mécanismes d’habilitation robustes garantissent que seules les personnes autorisées accèdent aux documents sensibles. Cette gestion des permissions est indispensable pour protéger les informations confidentielles tout en facilitant le travail collaboratif.
Ergonomie et facilité d’utilisation
Privilégiez une interface intuitive et conviviale, proche des outils que vos employés connaissent déjà. Un logiciel adopté facilement par les utilisateurs encourage son utilisation au quotidien. L’ergonomie est cruciale pour générer l’adhésion des équipes.
Compatibilité et intégration
Le logiciel de GED doit pouvoir s’intégrer dans votre environnement informatique existant. Vérifiez la compatibilité avec vos outils, vos applications métiers et vos formats de fichiers courants.
Agilité
Un bon logiciel de GED doit pouvoir s’adapter à de nombreux besoins pour assurer un taux d’adoption maximal et un usage à de nombreuses équipes.
Traçabilité et archivage
Un bon logiciel de GED doit conserver un historique complet des actions sur chaque document. Cette traçabilité permet de retrouver facilement qui a réalisé une action et quand, afin d’assurer un archivage conforme aux exigences légales. Vous souhaitez, avant de faire votre choix, découvrir les applications d’un logiciel de GED ? Consultez notre article à ce sujet !
Erreurs courantes à éviter lors du choix ou du déploiement
Même avec ces critères en tête, certaines erreurs peuvent compromettre le succès de votre déploiement. Il existe ainsi des pièges fréquents à éviter. Premièrement, ne négligez pas les besoins des utilisateurs finaux et, par extension, ne choisissez pas une solution de GED sans impliquer votre équipe. Ce sont eux qui utiliseront l’outil au quotidien, il est donc crucial de recueillir leurs besoins et retours en amont.
Une erreur courante souvent relevée est de déployer un logiciel trop complexe ou inadapté à vos besoins terrain, faute d’avoir analysé les processus métier existants. Encore une fois, impliquez vos équipes pour assurer l’adéquation de la solution choisie avec vos process habituels.
N’oubliez pas non plus l’intégration du logiciel GED avec vos logiciels métier : celui-ci doit s’harmoniser avec vos systèmes existants. Négliger cet aspect peut conduire à de doubles saisies ou à une fragmentation de l’information. Vérifiez la compatibilité avec vos logiciels de gestion et vos outils collaboratifs. Et pour finir, tenez compte de la sécurité et la conformité : penser qu’un projet GED est purement technique et oublier les enjeux de sécurité est risqué.
Certaines solutions présentent des mesures de sécurité moins avancées, donc veillez à sélectionner un logiciel avec un niveau de sécurité suffisant pour correspondre à vos besoins. Assurez-vous aussi de prendre en compte les obligations légales dès le départ. Vous savez maintenant comment choisir son logiciel de GED et quelles erreurs ne pas reproduire.
Retenez que le choix d’un logiciel de GED est un projet stratégique pour une entreprise. En comprenant bien ce qu’est la GED et ses possibles bénéfices, en analysant rigoureusement vos besoins et en évaluant les solutions selon des critères objectifs, vous maximiserez vos chances de faire le bon choix. Avec la bonne démarche, le logiciel de GED retenu deviendra un allié précieux pour optimiser vos processus documentaires et renforcer la performance de votre organisation industrielle.
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