Quelles sont les étapes pour mettre en place un outil de GED ?

Analyser les besoins et le périmètre

Vous vous demandez quelles sont les étapes pour mettre en place un outil de GED ? En réalité, la première étape essentielle avant la mise en place est tout simplement d’analyser vos besoins. Nous vous recommandons de commencer par cartographier vos flux documentaires actuels. Pour ce faire, identifiez les types et les volumes de documents (factures, contrats, courriers, bulletins de paie...), leurs sources (papier, e-mail…), les acteurs impliqués et les points de blocage. Pourquoi cette analyse est cruciale ? Tout simplement, car elle vous permettra de prioriser les processus les plus critiques et de définir un périmètre réaliste et adapté à vos besoins.

Un périmètre bien ciblé, même réduit, garantit des premiers gains rapides et une meilleure acceptation du logiciel par les équipes.

Choisir la solution GED la plus adaptée à votre activité

Une fois que cette première étape pour mettre en place un outil de GED a été réalisée, nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges précis pour orienter votre choix. Listez les fonctionnalités indispensables pour vous et votre entreprise ainsi que les facteurs annexes : l’hébergement (cloud vs on-premise), l’accès à des connecteurs avec vos logiciels, la facilité d’utilisation, le support technique et le prix. Privilégiez autant que possible une solution complète dès le départ afin d’éviter des développements supplémentaires lors de l'implémentation qui pourraient faire drastiquement grimper la note. Vous souhaitez voir un aperçu des solutions GED sur le marché ? Découvrez notre article sur les exemples de logiciels GED.

Préparer et migrer les données

Une fois le logiciel de votre choix sélectionné, vous pouvez rentrer dans le vif du sujet avec les étapes de déploiement du logiciel GED dans votre entreprise. Et tout commence en amont de la mise en place du logiciel. Il vous faut alors préparer vos documents existants en vue de la migration. Nettoyez et organisez votre archivage actuel : éliminez les doublons et les documents obsolètes, et définissez un plan de classement clair.

Mise en œuvre technique et déploiement

Vos documents ont été migrés ? Il ne vous reste plus qu’à adopter le logiciel au quotidien ! Pour ce faire, vous en arrivez alors à l’étape de la configuration du logiciel de GED sur votre infrastructure ou votre cloud. Cette étape passe notamment par la création de modèles et types de documents, la définition du plan de classement dans l’application, le réglage des droits d’accès par profil et l’éventuel paramétrage des workflows.

Procédez par phases : lancez d’abord un pilote pour valider les réglages avant de généraliser à toute l’entreprise. Assurez-vous que les utilisateurs disposent de postes compatibles et que les sauvegardes automatiques sont en place. Lors de la migration, importez vos documents numériques dans la GED en les classant selon votre plan.

Certaines solutions, et notamment celle d’Aletiq, dispose d’un processus complet de migration. D’ailleurs, notre équipe peut même se charger par elle-même de cette étape afin de s’assurer que l’ensemble du processus soit effectué dans les meilleures conditions. En parallèle de toute cette phase de mise oeuvre, certains éditeurs de logiciels GED comme Aletiq peuvent proposer des formations pour s’assurer que vos équipes maîtrisent parfaitement l’outil dès son déploiement. Et voilà, vous savez maintenant quelles sont les étapes pour mettre en place un outil de GED ! Vous souhaitez concrétiser cette transformation et adopter un logiciel de GED au sein de votre entreprise ? Contactez dès maintenant Aletiq et profitez de notre solution de nouvelle génération, intégrée à notre système PLM global. Découvrez également nos articles sur :

• Les avantages d’un logiciel GED
• La définition de la gestion électronique des documents