La sécurité des données avec un logiciel de GED
La sécurité est un paramètre intrinsèquement lié à l’adoption d’un logiciel de GED. La dématérialisation expose en effet les entreprises industrielles à de nouveaux risques numériques : des cyberattaques, les rançongiciels ou les fuites de données peuvent compromettre des informations sensibles. C’est donc tout naturellement que les logiciels de GED ont évolué ces dernières années pour intégrer des mécanismes de sécurité avancés permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des documents.
Dans bien des cas, les logiciels de GED enregistrent chaque connexion et modification dans un journal d’audit, renforçant la traçabilité et la transparence des opérations internes. Ces mesures sont en outre essentielles pour respecter les obligations légales de traçabilité. Envie d’en savoir plus sur le fonctionnement d’un logiciel de GED ? Consultez notre article à ce sujet !
Bonnes pratiques de sécurité
Pour tirer pleinement parti d’un système de GED, l’entreprise doit appliquer plusieurs bonnes pratiques. Tout d’abord, il est primordial d’organiser strictement les accès : on définit des droits d’accès au plus juste, en créant des profils utilisateurs adaptés pour chaque fonction.
Ainsi, dès qu’un salarié quitte l’entreprise ou change de poste, ses permissions peuvent être révoquées et modifiées sans problème. Il convient également de chiffrer les documents sensibles, qu’ils soient stockés en interne ou dans le cloud, afin que, même en cas de compromission, leur contenu reste illisible sans les clés appropriées.
Par ailleurs, un logiciel GED doit être avant tout hébergé dans un environnement sécurisé et accompagné d’un plan de sauvegarde et de reprise. Dans cette optique, il est possible de passer par un hébergeur certifié ISO27001, un choix sécurisé qui vous garantit que l’hébergeur applique de sérieuses mesures de sécurité à son infrastructure. Enfin, il ne faut pas négliger la dimension humaine : la sensibilisation du personnel aux risques est ainsi indispensable.
Des formations régulières et des procédures claires en cas de cyberattaque sont autant de pistes pour renforcer la résilience de l’organisation.
Les risques en cas de défaillance
Si le logiciel GED permet de renforcer la sécurité des données contre les intrusions physiques, l’adoption de bonnes pratiques au quotidien ne doit pas être négligée. En effet, l’absence de ces précautions peut avoir des conséquences graves. Ainsi, un logiciel de GED sans politique de sauvegarde régulière expose l’entreprise à une perte de données critiques en cas de panne matérielle, d’erreur humaine ou en cas de cyberattaque.
Sans sauvegarde fiable, une simple panne de serveur peut rendre irrécupérables des documents essentiels, paralysant ainsi la production pendant plusieurs jours et pouvant entraîner des pertes financières. De même, si la sécurité est insuffisante, un vol de données pourrait entraîner des sanctions lourdes. De ce fait, il est primordial de se tourner vers un logiciel de GED fiable et dont la sécurité est reconnue ou justifiable, comme cela est le cas du logiciel Aletiq, une entreprise certifiée ISO27001.
Avec une réplication des données en 6 fois sur des serveurs dans différents emplacements et un cryptage de celles-ci, Aletiq réduit largement le risque de perte de données, en permettant en prime de gérer les droits d’accès aux fichiers. Le logiciel de GED dans l’industrie, lorsqu’il est combiné à une politique de sécurité robuste, peut optimiser les performances de l’entreprise tout en protégeant les actifs informationnels. Cette application constitue une des pierres angulaires de la transformation digitale de l’industrie, en apportant une rapidité d’accès, une traçabilité optimale et un grand contrôle sur le cycle de vie des documents. Mais pour en tirer pleinement parti, encore faut-il se tourner vers un environnement sécurisé et former les utilisateurs.
Et en ce sens, vous pouvez vous tourner vers les logiciels fiables aujourd’hui disponibles sur le marché, comme la solution d’Aletiq. Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour demander une démo !
