Enjeux principaux des workflows liés à la gestion documentaire dans l’industrie
Dans l’industrie, la gestion documentaire est à la fois abondante et stratégique. Pour éviter les tâches répétitives et accélérer la circulation de l’information, un logiciel de GED avec des workflows métiers intégrés permet d’automatiser de nombreux processus et de renforcer la collaboration entre équipes.
L’automatisation des circuits de validation supprime les relances manuelles : chaque document suit automatiquement son parcours jusqu’au bon interlocuteur. Les signatures et validations deviennent fluides, ce qui réduit considérablement les délais et libère du temps à vos équipes.
Enfin, face aux exigences réglementaires, la GED couplée à des workflows documentaires assure une traçabilité complète. Chaque étape (vérification, relecture, validation finale) est historisée et conforme aux règles internes ou aux normes sectorielles.
Cette combinaison offre aux industriels un double avantage : plus de productivité et une conformité garantie.
Bonnes pratiques de mise en œuvre
Vous envisagez de mettre en place des workflows automatisés via votre logiciel de GED adapté pour l’industrie ? Quelques pistes de réflexion et bonnes pratiques sont alors à adopter pour simplifier ce déploiement :
• Commencez par fixer des objectifs clairs et des indicateurs clés. Avant l’implémentation, définissez les problématiques à résoudre, les fonctionnalités indispensables et le périmètre du projet.
• Choisissez une solution de GED incluant nativement un moteur de workflow. Les workflows automatisés doivent idéalement faire partie de l’offre de gestion documentaire et non être un module payant ajouté. Cela permettra de bénéficier du support de l’entreprise responsable du logiciel qui pourrait s’avérer plus fiable que le support d’une solution fournie par un tiers.
• Automatisez progressivement les processus clés. Priorisez les workflows simples et récurrents qui ont un fort impact opérationnel. Il convient d’éviter de dupliquer à l’identique les processus papier : profitez de la dématérialisation pour supprimer les tâches superflues et fluidifier le circuit. Par exemple, mettre en place un workflow automatisé de validation évite d’envoyer manuellement les documents et de relancer chaque intervenant.
• Assurez-vous que le versioning est automatiquement activé. Cela implique que, pour chaque enregistrement d’un document, le logiciel de GED crée une nouvelle version horodatée, avec l’historique des modifications. Cela évite que des utilisateurs ne travaillent sur des documents obsolètes et permet de revenir facilement en arrière si nécessaire. En complément, paramétrez finement les droits d’accès selon les profils afin de renforcer la sécurité des données sensibles.
• Mettez en place des tableaux de bord et des rapports. Ce suivi vous aidera à détecter rapidement tout dysfonctionnement et à corriger les processus.
Le logiciel de GED avec des workflows intégrés constitue une réponse à de nombreux enjeux industriels : productivité, conformité, traçabilité et collaboration. En centralisant l’information, en automatisant les circuits et en assurant l’historique complet des documents, cette solution permet aux entreprises de réduire les erreurs et les délais opérationnels tout en se conformant aux exigences réglementaires.
Pour aller plus loin dans votre recherche documentaire, consultez nos articles :
• Que choisir entre GED et PLM ?
• Le fonctionnement d’un logiciel de GED
