Alfresco (Community Edition)
Alfresco Community est la version open source du célèbre logiciel Alfresco, une plateforme de GED riche en fonctionnalités. Elle permet de gérer non seulement les documents, mais aussi les contenus web, les images et d’autres informations à grande échelle. Alfresco intègre un puissant moteur de workflow et des outils avancés de collaboration et de sécurité documentaire. Dans la pratique, Alfresco convient aux entreprises ayant des volumes importants de documents et de processus métiers à gérer. Mais en contrepartie, la prise en main d’Alfresco Community est réputée difficile pour les non-initiés. La richesse de ses fonctionnalités entraîne une interface et une administration complexes. Alfresco, dans son édition « Community », est un logiciel de GED gratuit, mais qui peut poser des soucis lors de son intégration sur votre site si vous ne disposez pas des compétences techniques nécessaires en interne.
Nuxeo
Nuxeo est une autre plateforme GED open source née en France et désormais intégrée au groupe Hyland. Conçue pour gérer des contenus variés (documents, médias...), Nuxeo offre des fonctionnalités avancées de workflow, de gestion du cycle de vie documentaire et de personnalisation. La capture des documents est facilitée, que ce soit par email ou par numérisation, et le système fournit des journaux d’audit détaillés pour tracer toutes les opérations. Ces atouts font de Nuxeo une solution prisée pour des cas d’usage complexes, par exemple dans des services gérant d’importants volumes ou des projets nécessitant une forte personnalisation. Cependant, la complexité de Nuxeo peut constituer un frein pour les petites structures ou les équipes peu expérimentées. La courbe d’apprentissage est assez abrupte.
OpenKM Community
OpenKM Community est un logiciel GED open source qui vise à fournir une gestion documentaire complète. L’application intègre l’ensemble des fonctionnalités essentielles : dépôt centralisé de documents, indexation, système de recherche, collaboration entre utilisateurs (partage, annotation) et même un moteur de workflow pour automatiser les processus.
OpenKM propose aussi des outils d’administration pour définir les rôles et droits d’accès, assurer la sécurité de chaque document, suivre un journal d’activité complet et configurer des tâches automatiques.
La version Community d’OpenKM est entièrement gratuite, mais comporte certaines limites en comparaison de l’édition professionnelle. Elle est par exemple conçue pour un nombre restreint d’utilisateurs et un volume de documents limité. Au-delà d’un certain seuil, il peut être nécessaire de passer à la version payante pour bénéficier d’un support et de fonctionnalités avancées.
Malgré ces limites, OpenKM Community reste une solution robuste pour démarrer à moindre coût, d’autant qu’elle s’accompagne d’une documentation riche et d’une communauté active pour l’entraide.
LogicalDOC (Community Edition)
LogicalDOC se présente comme une solution de GED open source disposant d’un large éventail de fonctions de gestion documentaire. L’outil permet d’organiser les documents professionnels, d’effectuer des recherches plein texte grâce à l’indexation et de conserver l’historique des versions pour chaque fichier. Il supporte de nombreux navigateurs web et son interface est disponible en plusieurs langues, ce qui facilite son adoption dans différents contextes. Certaines fonctionnalités avancées sont cependant absentes de l’édition gratuite. De ce fait, voyez plutôt LogicalDOC comme un logiciel GED freemium.
Vous l’aurez compris, la gratuité s’accompagne souvent de compromis sur la profondeur fonctionnelle des solutions de GED. Il est donc recommandé de bien évaluer ses besoins en gestion documentaire avant de s’engager sur une solution gratuite, tout en sachant que celles présentées ici peuvent constituer d’excellents points de départ sans investissement financier. On notera tout de même que le changement de logiciel est un processus qui peut s’avérer lourd donc nous ne pouvons que vous recommander d’anticiper de futures évolutions et d’adopter une solution capable de vous accompagner dans vos futurs besoins. Et si vous souhaitez aller plus loin, n’hésitez pas à demander une démo de notre logiciel de GED français : Aletiq !
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• À Docuware
