Qu'est-ce qu'un logiciel de GED ?
Un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) désigne un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des documents d’une organisation de manière numérique. En pratique, un logiciel de GED regroupe tous les moyens électroniques pour organiser, stocker, retrouver et archiver les documents de l’entreprise. Grâce à la GED, les documents papier ainsi que les processus associés à ces derniers peuvent être numérisés (convertis en fichiers électroniques) et les documents numériques existants sont centralisés dans une base commune.
Quelle est l’utilité d’un logiciel de GED dans un environnement industriel ?
Maintenant que vous savez qu'est-ce qu'un logiciel de GED dans les grandes lignes, vous vous demandez peut-être pourquoi l’utiliser dans l’industrie ?
Tout d’abord, un logiciel de GED apporte une réponse concrète à la gestion d’un volume important de documents techniques, administratifs et réglementaires. Dans une entreprise industrielle, leur volume et leur dispersion rendent la gestion papier ou multi-systèmes complexe et chronophage pour les équipes.
Et c’est là que le logiciel de GED prend tout son sens ! En permettant de centraliser et de digitaliser tous ces documents ainsi que leurs processus (validation, signatures…) dans un même écosystème, il simplifie grandement l’accès à l’information et réduit le temps nécessaire pour les tâches administratives. Les employés de la production, de la maintenance, de la qualité ou de tout autre service peuvent ainsi trouver instantanément le document dont ils ont besoin, sans avoir à fouiller des classeurs ou des dossiers partagés éparpillés.
Dans un contexte industriel, cela se traduit par une meilleure continuité des opérations : les équipes disposent toujours de la dernière version d’un plan ou d’une procédure, ce qui réduit les risques d’erreurs de fabrication ou de non-conformité. D’après certaines études, un employé peut passer en moyenne jusqu’à 7,5 heures par semaine à chercher des documents égarés ou mal classés : du temps qui, avec un logiciel de GED, est récupéré pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Comment fonctionne un logiciel de GED ?
Le logiciel de GED prend en charge toutes les étapes de gestion d’un document. Pour vous aider à y voir plus clair, Aletiq vous révèle alors comment celui-ci fonctionne globalement du point de vue de l’utilisateur industriel. La première étape consiste à acquérir les documents. Les documents papier sont scannés pour être convertis en fichiers électroniques. Les documents déjà numériques peuvent être importés dans le système.
À l’importation, le logiciel de GED peut identifier le type de document et extraire certaines informations clés. Tous ces fichiers sont alors enregistrés dans le logiciel en vue de leur classement.
Une fois capturés, les documents sont stockés de manière centralisée dans une base de données ou un espace de stockage sécurisé.
Le logiciel crée en quelque sorte une bibliothèque numérique structurée. Grâce aux métadonnées, la GED offre un moteur de recherche interne. L’utilisateur peut retrouver un document en quelques secondes en tapant des mots-clés ou en filtrant par catégorie. Une solution de GED performante permet ainsi un accès presque instantané à l’information recherchée, là où une recherche manuelle dans des archives papier prendrait beaucoup plus de temps.
Une fois stockés, les documents peuvent être partagés et diffusés facilement via le logiciel. Cela assure que tout le monde accède au même document central. De plus, les solutions modernes de GED s’intègrent souvent aux outils métiers existants et sont pour la plupart accessibles sur tablettes ou smartphones.
En fin de parcours, la GED prend en charge l’archivage des documents, c’est-à-dire leur conservation sur le long terme dans des conditions sécurisées. Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs années selon la loi ou les besoins de l’entreprise. Le logiciel de GED permet alors d’archiver ces documents de façon électronique en assurant leur pérennité et en respectant les contraintes légales de conservation.
Les principaux avantages de la GED pour une entreprise industrielle
Mettre en place une solution de GED offre de nombreux avantages concrets pour les entreprises industrielles. Voici les bénéfices principaux qu’un tel système peut apporter.
• Gain de temps et hausse de productivité ;
• Réduction des coûts et gain de place ;
• Fiabilité, sécurité et conformité ;
• Collaboration facilitée et flux de travail optimisés ;
• Amélioration du service client et de la réactivité
Le mot de la fin
Ainsi, si vous vous demandiez qu’est-ce qu’un logiciel de GED, vous pouvez retenir qu’il s’agit d’un allié précieux pour toute entreprise industrielle souhaitant optimiser sa gestion documentaire. En simplifiant l’accès à l’information, en sécurisant les données et en fluidifiant les processus, la GED contribue à la fois à améliorer l’efficacité interne et à répondre aux exigences de qualité et de réactivité du secteur industriel. Pour aller plus loin dans votre documentation sur la gestion électronique des documents, n’hésitez pas à consulter nos articles suivants :
• Quelles sont les étapes pour mettre en place un outil de GED ?
• Comment choisir son logiciel de GED ?
• Editeur de logiciel GED français
• GED & ISO 9001
• Exemples de logiciels GED
