Quels sont les avantages d'un logiciel
de GED ?
La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système qui permet de centraliser et de gérer tous les documents d’une entreprise sous une interface numérique. Concrètement, au lieu d’archiver des classeurs papier, on numérise tous les documents et on les organise dans un référentiel unique. Cette centralisation facilite l’accès aux informations : tous les fichiers sont disponibles en un clic par les personnes autorisées. La GED sert ainsi à organiser, partager et retrouver facilement l’information au sein de l’entreprise. Et afin que vous compreniez précisément les impacts de ce système, Aletiq vous décrit dans cet article quels sont les avantages d'un logiciel de GED.
Gain de temps et efficacité
L’un des premiers avantages d’un logiciel de GED concerne la productivité. En effet, le logiciel de GED peut faire gagner du temps aux équipes tout en rendant le travail plus efficace. Pourquoi ? Tout simplement, car les documents numérisés sont indexés et peuvent être retrouvés en quelques secondes grâce à une recherche par mots-clés. Plutôt que de chercher manuellement un document dans des piles de papiers ou dans plusieurs dossiers éparpillés, il suffit de taper un mot ou une date pour l’ouvrir immédiatement. Ce gain de temps se traduit par une meilleure productivité : les collaborateurs passent moins de temps à chercher l’information et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier sans avoir à gaspiller de précieuses minutes à la recherche d’un document spécifique.
Réduction des coûts
La GED permet de réduire les coûts liés aux erreurs de manipulation de mauvais fichiers. Que ce soit via l’usage d’un plan qui n’est plus d’actualité ou des heures allouées sur un document perdu, une bonne solution de GED permet de contourner ces problématiques. La GED élimine également le travail manuel de classement : le personnel peut ainsi consacrer son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sécurité et confidentialité
La GED présente également un avantage non négligeable sur le plan de la sécurité en renforçant la confidentialité des informations, car tous les fichiers sont alors conservés dans un espace protégé. On peut définir précisément qui a le droit de voir, modifier ou supprimer chaque document : ainsi, seuls les collaborateurs autorisés accèdent aux fichiers sensibles. De plus, toutes les actions peuvent être enregistrées dans un journal, ce qui permet de savoir qui a fait quoi et de revenir à une version précédente si nécessaire. Cette sécurité protège l’entreprise contre les pertes de données et aide à répondre aux exigences légales de traçabilité.
Collaboration et partage facilités
Un autre atout clé du logiciel de GED est sa faculté à faciliter la collaboration entre les équipes d’une même industrie. Les documents étant centralisés, chaque membre de l’équipe peut accéder au même fichier sans avoir à s’envoyer des copies par e-mail. Fini les dispersions ! Désormais plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document, en voyant en direct les modifications apportées par chacun. Cela évite donc les conflits de version et rend la communication plus fluide.
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