Définition de la gestion électronique des documents

Les objectifs principaux de la GED

La GED poursuit plusieurs objectifs clés pour toute industrie :

Centraliser l’information

Dans la définition de la gestion électronique des documents, la centralisation est un principe fondamental. Toutes les données importantes sont regroupées au même endroit. Ainsi, chaque document est accessible aux bonnes personnes et au bon moment, sans avoir à chercher dans de nombreux dossiers séparés.

Sécuriser les documents

La GED protège les fichiers contre la perte, la falsification ou l’accès non autorisé. Il est ainsi possible de définir qui peut lire ou modifier chaque document et toutes les opérations sont tracées dans un historique.

Optimiser les processus

En automatisant des tâches répétitives, la GED réduit les manipulations. Elle accélère le traitement des documents (par exemple par validation ou signature électronique) et améliore la productivité de toutes les équipes. Au final, la GED aide à gagner du temps, à réduire les erreurs, à faire des économies et à harmoniser les pratiques, car tous les collaborateurs suivent les mêmes règles de classement et de conservation.

Mais alors, comment cela fonctionne-t-il ?

Pour bien comprendre la définition de la gestion électronique des documents, Aletiq vous propose à présent de se pencher sur son fonctionnement, qui suit plusieurs étapes clés :

Acquisition (import ou numérisation)

Le document arrive dans le système GED. S’il était déjà numérique, on l’importe. S’il était sur support papier, on le numérise à l’aide d’un scanner. Il est possible d’employer un logiciel de reconnaissance de texte (OCR) pour convertir l’image en texte exploitable. 

Traitement / indexation

On décrit le document avec des mots-clés et d’autres informations (titre, date, auteur…). Cela permet de le classer et de faciliter la recherche ultérieure. Par exemple, on peut indexer une facture par le nom du client ou la date. Lors de la recherche, un simple mot-clé suffira pour retrouver le document en quelques secondes.

Stockage sécurisé

Le fichier est enregistré dans la base de données de la GED. L’espace de stockage peut être physique (sur serveur avec sauvegardes) ou cloud. Ainsi, même en cas de panne ou d’incident, les documents ne disparaissent pas. 

Consultation et diffusion

Les utilisateurs autorisés peuvent retrouver et consulter les documents via l’interface de leur logiciel. Dans le cas d’Aletiq, les fonctionnalités de GED sont directement intégrées à notre logiciel PLM, ce qui permet de disposer d’un logiciel unique. 

Archivage ou destruction

Enfin, les documents arrivés en fin de cycle de vie sont soit archivés, soit éliminés. L’archivage conserve certains fichiers à long terme (pour des raisons légales, historiques ou administratives). 

Les avantages d’un logiciel GED dans l’industrie

La GED offre de nombreux bénéfices pour tous les usagers de l’industrie et le premier n’est pas négligeable, car il s’agit ni plus ni moins que d’un gain de temps considérable. En effet, plutôt que de fouiller dans des classeurs ou des archives papier, les équipes peuvent accéder immédiatement au document souhaité avec une recherche via un ou plusieurs mots-clés.

‍Vos équipes gagnent en réactivité : chaque document est à portée de clic. Le travail d’équipe est lui aussi amélioré et simplifié : les différents documents pouvant être partagés à distance, chaque équipe travaille sur la même version du fichier, ce qui évite les erreurs liées aux copies multiples et améliore l’efficacité opérationnelle des collaborateurs. La GED va également vous permettre de faire des économies financières. Ces avantages valent aussi bien pour une PME que pour une ETI : on peut par exemple scanner et stocker numériquement ses factures, contrats de location ou documents fiscaux. Ainsi, on ne perd plus ses papiers et on y accède partout (ordinateur, tablette ou smartphone) en toute sécurité. De façon générale, la GED offre une meilleure maîtrise de l’information, quel que soit le profil de l’utilisateur. 

Alors, si vous souhaitez dès à présent essayer un logiciel de GED, nous vous proposons de prendre rendez-vous afin de faire la démo d’Aletiq, notre logiciel de PLM 100% cloud intégrant les fonctionnalités de GED !

Vous êtes encore hésitant quant à l’utilité d’un logiciel de GED ? Découvrez alors nos autres articles sur le sujet : 

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