Exemples de logiciels GED
La gestion électronique des documents (GED) est un système qui aide les entreprises à organiser, stocker et partager leurs fichiers numériques. Dans l’industrie, un logiciel GED permet par exemple de centraliser tous les documents techniques et d’en assurer la traçabilité dans le temps ainsi que la conformité aux normes en vigueur. En remplaçant les méthodes traditionnelles de gestion documentaire par une solution numérique, la GED fait gagner du temps, évite les pertes de documents et facilite la collaboration entre les différents services.Et pour vous permettre de profiter de cette évolution, Aletiq vous présente ici cinq exemples de logiciels GED !
Alfresco Community
Dans les exemples de logiciels GED, comment ne pas citer Alfresco Community ? Alfresco est un logiciel de GED open source très répandu. Il s’agit d’une plateforme flexible qui permet de partager et gérer tous les documents d’une organisation, aussi bien avec les équipes internes qu’avec des partenaires externes. Concrètement, Alfresco offre des fonctionnalités comme le classement des fichiers dans des espaces collaboratifs, le suivi des versions (on sait qui a modifié quoi et quand) et des workflows de validation de documents. Les entreprises utilisent Alfresco notamment pour remplacer leurs serveurs de fichiers classiques par un système plus intelligent. Son principal atout est d’être open source : cela en fait une référence des GED modulaires, idéale pour les entreprises qui recherchent une solution très flexible et personnalisable.
M-Files
M-Files représente parfaitement l’exemple d’un logiciel GED innovant. En effet, au lieu d’organiser les fichiers dans une arborescence de dossiers, M-Files fonctionne sur un principe de classification par métadonnées. Cela signifie qu’on attribue des étiquettes (tags) ou des propriétés à chaque document (par exemple le type de document, le client concerné, la date...), et que l’on peut ensuite retrouver n’importe quel fichier en filtrant par ces critères, sans se soucier de l’endroit exact où il est rangé. Les entreprises choisissent M-Files pour sa gestion documentaire dite “intelligente”. En effet, le logiciel intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle capables d’auto-classer ou de suggérer des catégories pour les nouveaux documents. Il devient alors beaucoup plus simple de garder une bibliothèque bien ordonnée, même quand le volume de fichiers explose.
Zeendoc
Zeendoc est un exemple de logiciel GED français pensé pour les petites et moyennes entreprises. Son but premier est de simplifier la dématérialisation des documents administratifs. Avec Zeendoc, une entreprise peut numériser et centraliser toutes ses factures, bons de commande, contrats ou autres papiers importants dans un coffre-fort numérique. L’interface est très simple d’utilisation : on peut classer les documents par catégories (comptabilité, RH, clients...), ajouter des mots-clés, et surtout les retrouver en quelques secondes grâce à un moteur de recherche.
DocuWare
DocuWare est un logiciel GED professionnel reconnu pour ses fonctionnalités avancées d’automatisation. Il s’adresse plutôt aux organisations de taille moyenne à grande, qui ont des flux documentaires importants à gérer. DocuWare permet de numériser les documents, puis d’utiliser des workflows automatisés pour les acheminer aux bonnes personnes. Par exemple, une facture fournisseur scannée peut automatiquement être envoyée au service comptabilité pour approbation, avec des rappels intégrés si personne ne la traite après un certain délai. Le logiciel peut se connecter aux ERP ou aux CRM, ce qui évite les ressaisies et facilite la cohérence des données.
Aletiq
Aletiq est un logiciel GED de nouvelle génération, conçu spécialement pour les besoins de l’industrie. Il s’agit d’une plateforme française qui combine GED, PLM (Product Lifecycle Management) et PDM (Product Data Management) pour aider les industriels à mieux gérer leurs données techniques. Concrètement, Aletiq permet de centraliser toute la documentation technique d’une entreprise et de suivre facilement son évolution dans le temps. Chaque document peut être lié à un produit ou un projet, avec un statut et un historique des modifications, ce qui garantit une traçabilité complète. Choisir un logiciel GED adapté permet de transformer la gestion documentaire en un véritable levier d’efficacité. Solution open source flexible comme Alfresco, approche intelligente avec M-Files, prise en main rapide avec Zeendoc ou gestion complète du cycle de vie produit avec Aletiq, chaque entreprise peut aujourd’hui trouver un outil répondant à ses besoins ! La GED n’est plus un luxe, mais un passage obligé pour gagner du temps, sécuriser ses données et simplifier le quotidien des équipes.
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