Le logiciel de GED dans l'industrie
Vous envisagez d’adopter un logiciel de GED adapté à l’industrie ? Tout d’abord, pour bien saisir les enjeux d’un tel logiciel, il est nécessaire de comprendre ce que ce dernier apporte. La GED, ou gestion électronique des documents, c’est l’ensemble des pratiques et des solutions utilisées pour gérer le cycle de vie des documents numériques au sein de votre entreprise. Un logiciel de GED dans l’industrie permet de stocker, classer, retrouver et partager les fichiers de manière efficace, tout en contrôlant les modifications et en assurant le respect des procédures internes et réglementaires.
Les besoins spécifiques des entreprises industrielles en gestion documentaire
Dans le secteur industriel, la gestion documentaire représente un véritable enjeu. En effet, les entreprises industrielles produisent et manipulent une grande quantité de documents techniques, relatifs à la qualité, à l’administration ou à la réglementation. Si vous ne possédez pas de système centralisé, ces informations peuvent se retrouver dispersées entre de nombreux services, ce qui accroît le risque de travailler avec des versions différentes d’un même document ou de perdre des fichiers essentiels au bon déroulement de vos opérations.
Vous l’aurez compris : le besoin premier est donc la centralisation et une organisation plus claire de l’information. Dans l’industrie, en l’absence d’un logiciel de GED, il peut être difficile de s’assurer que chaque collaborateur dispose de la dernière version à jour d’un document technique. Or, une simple erreur sur un plan ou l’utilisation d’une version obsolète d’une fiche technique peut entraîner un défaut de fabrication ou un arrêt des chaînes de production.
La traçabilité constitue un autre impératif majeur. Pour satisfaire aux normes de qualité et de sécurité, il faut pouvoir justifier chaque modification apportée à un document : indiquer quand cette dernière a été effectuée, par qui et pourquoi le changement a-t-il eu lieu.
Sans cette capacité à reconstituer l’historique documentaire, les audits réglementaires deviennent périlleux et les contrôles qualité, difficiles à mener. Les entreprises industrielles ont donc besoin d’outils assurant un suivi historique complet de leurs documents pour répondre sereinement aux exigences de conformité.
En outre, le contexte industriel induit parfois une collaboration multisite, voire internationale. Dans cette configuration, les collaborateurs doivent pouvoir accéder en un temps réel aux documents où qu’ils se trouvent. L’accès instantané aux informations à jour est indispensable pour éviter des pertes de temps liées à des recherches manuelles ou des échanges inefficaces de fichiers. Le logiciel de GED adapté pour l’industrie permet de répondre à ce besoin en offrant un emplacement de stockage unique pour l’ensemble des informations de l’entreprise.
Enfin, nombre de documents industriels sont confidentiels. La protection de ces informations doit être garantie par des mesures de sécurité robustes, afin de prévenir les accès non autorisés ou les fuites de données. Là encore, le logiciel de GED répond à ce besoin.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de GED pour l’industrie
Les logiciels de GED modernes ont été pensés pour répondre aux besoins des professionnels de diverses industries (comme l’industrie pharmaceutique, le transport ou encore l’aviation). Ainsi, ces logiciels proposent généralement un ensemble de fonctionnalités essentielles pour relever les défis que la gestion documentaire de ces secteurs d’activité implique :
Centralisation des plans et documents techniques
Tous les fichiers (plans de fabrication, schémas, manuels, consignes...) sont regroupés dans un référentiel unique. Cette centralisation élimine les silos d’information et permet de stocker, organiser et retrouver facilement les documents techniques et réglementaires de l’entreprise.
Gestion des versions et traçabilité des modifications
Le logiciel conserve l’historique des révisions de chaque document. À chaque mise à jour, une nouvelle version est créée et l’ancienne reste archivée, avec horodatage et identification de l’éditeur.
Workflows de validation automatisés
Certains logiciels de GED utilisés dans l'industrie intègrent des workflows (flux de travail) permettant d’automatiser les circuits d’approbation des documents. En centralisant le savoir et l’information, en fluidifiant les processus documentaires et en renforçant la maîtrise des données, les logiciels de GED dans l’industrie permettent aux entreprises de gagner du temps, de fiabiliser leurs opérations et de rester conformes dans un environnement réglementaire exigeant. Envie de profiter de ces opportunités ? N’hésitez pas à contacter notre équipe pour découvrir plus en détail Aletiq, notre solution tout-en-un PLM/PDM/GED.
