Gestion électronique des documents techniques
La gestion électronique des documents techniques (GEDT) est un terme faisant référence à la centralisation et la gouvernance des documents techniques de l’entreprise (comme les plans, les notices de calcul, les schémas...). Pour clarifier cette notion, la GEDT vise à automatiser l’archivage des documents, gérer les indices de révision et structurer un référentiel unique de fichiers protégés par des droits d’accès précis. Cette démarche évite la dispersion de l’information, réduit les erreurs humaines et facilite la mise à jour continue des connaissances techniques. Envie d’en savoir plus ? Aletiq vous propose un guide récapitulatif de tout ce que vous devez savoir sur la gestion électronique des documents techniques.
Enjeux clés de la gestion électronique des documents techniques
Conformité aux normes de traçabilité
Les solutions de gestion électronique des documents techniques assurent la conformité aux normes de traçabilité en fournissant un coffre-fort numérique et un suivi rigoureux de chaque document. En cas d’audit interne ou externe, il est ainsi plus facile de reconstituer la chaîne de responsabilité et de prouver la conformité, car chaque document est horodaté et indexé.
Collaboration
La GEDT transforme les processus collaboratifs. En centralisant les documents techniques, elle permet le travail d’équipes géographiquement dispersées sur le même fichier. Dans la majorité des logiciels de GEDT, les fichiers partagés peuvent être commentés, validés et diffusés auprès de tous les acteurs concernés.
Efficacité
En pratique, la GEDT améliore l’efficacité opérationnelle, car elle élimine le temps perdu à chercher des documents. En effet, grâce à un moteur de recherche interne au logiciel, les collaborateurs peuvent retrouver rapidement les fichiers dont ils ont besoin par mot-clé ou par des filtres spécifiques. En outre, grâce au degré d’automatisation de certaines tâches administratives offert par les logiciels de GED, les professionnels peuvent gagner en efficacité au quotidien.
Sécurité documentaire
Contrairement aux idées reçues, dématérialiser n’est pas synonyme de moindre sécurité. Les logiciels de GEDT utilisent pour la plupart le chiffrement des données, des systèmes de détection (pare-feu, antivirus) et un coffre-fort numérique pour protéger les documents sensibles. L’accès n’est ouvert qu’aux utilisateurs habilités, selon des droits d’accès paramétrables. Cette configuration garantit l’intégrité et la confidentialité des informations : toute modification est horodatée et attribuée à un utilisateur précis, empêchant la falsification.
La gestion électronique des documents techniques dans l’industrie
La gestion électronique des documents techniques n’est pas l’apanage d’un secteur particulier : elle s’adapte à de multiples industries. Ainsi, dans l’aéronautique comme dans l’automobile, le secteur pharmaceutique ou encore l’énergie, la documentation technique nécessite d’être finement gérée pour assurer la conformité aux exigences réglementaires. Dans cette optique, adopter un logiciel de GEDT permet à la fois de se maintenir aux normes, tout en s’évitant les contraintes de la documentation papier.
Aletiq : une solution tout-en-un englobant la GEDT
Aletiq propose une solution PLM incluant notamment les fonctionnalités essentielles de GEDT. Notre application cloud intuitive centralise toute la documentation technique en un référentiel unique, avec une gestion des versions et des statuts. Côté sécurité, la solution d’Aletiq passe par un coffre-fort numérique et la possibilité de mettre en place une gestion fine des habilitations. Comme vous pouvez le constater, la GEDT n’est pas une option ou une question de confort, mais bien un réel enjeu au quotidien pour les entreprises de l’industrie. Dans cette optique, vous pouvez vous tourner vers la solution d’Aletiq pour bénéficier d’un référentiel unique !
Et pour découvrir plus en profondeur la gestion électronique des documents, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à ces articles :
• Quelles sont les étapes pour mettre en place un outil de GED ?
• Les exemples de logiciels GEDQuels sont les avantages d’un logiciel de GED ?
• La définition de « gestion électronique des documents »
Les avantages d’un logiciel GED dans l’industrie
La GED offre de nombreux bénéfices pour tous les usagers de l’industrie et le premier n’est pas négligeable, car il s’agit ni plus ni moins que d’un gain de temps considérable. En effet, plutôt que de fouiller dans des classeurs ou des archives papier, les équipes peuvent accéder immédiatement au document souhaité avec une recherche via un ou plusieurs mots-clés.
Vos équipes gagnent en réactivité : chaque document est à portée de clic. Le travail d’équipe est lui aussi amélioré et simplifié : les différents documents pouvant être partagés à distance, chaque équipe travaille sur la même version du fichier, ce qui évite les erreurs liées aux copies multiples et améliore l’efficacité opérationnelle des collaborateurs. La GED va également vous permettre de faire des économies financières. Ces avantages valent aussi bien pour une PME que pour une ETI : on peut par exemple scanner et stocker numériquement ses factures, contrats de location ou documents fiscaux. Ainsi, on ne perd plus ses papiers et on y accède partout (ordinateur, tablette ou smartphone) en toute sécurité. De façon générale, la GED offre une meilleure maîtrise de l’information, quel que soit le profil de l’utilisateur.
Alors, si vous souhaitez dès à présent essayer un logiciel de GED, nous vous proposons de prendre rendez-vous afin de faire la démo d’Aletiq, notre logiciel de PLM 100% cloud intégrant les fonctionnalités de GED !
Vous êtes encore hésitant quant à l’utilité d’un logiciel de GED ? Découvrez alors nos autres articles sur le sujet :
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• Gestion électronique des documents techniques
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